Politique de confidentialité

Politique de confidentialité – Application TeamSystem Facture

Dernière mise à jour : 30 mars 2026

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Article 1. Qui nous sommes

La société TeamSystem Software (« nous ») édite et commercialise l’application web et mobile TeamSystem Facture (l’« Application »), une solution logicielle destinée aux professionnels permettant notamment, selon les fonctionnalités souscrites, la gestion comptable, la gestion commerciale et la facturation, y compris la facturation électronique.

La présente Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, conservons et protégeons les données personnelles traitées dans le cadre :

• de la création et de la gestion d’un compte utilisateur ;
• de l’utilisation de l’Application web et mobile ;
• de l’émission, de la réception ou du traitement de factures via l’Application, y compris dans le cadre des services de facturation électronique ;
• des échanges avec nos équipes (support, assistance, relation commerciale) ;
• de la consultation de nos contenus et, le cas échéant, de l’envoi de communications d’information ou de prospection.

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Article 2. Responsable de traitement 

Le responsable de traitement des opérations décrites dans la présente Politique est :

TeamSystem Software, société par actions simplifiée au capital de 10 829,27 euros, dont le siège social est situé 9 avenue du Rhin, 54520 Laxou, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nancy sous le numéro 808 070 726.

TeamSystem Software agit en qualité de responsable de traitement pour les traitements liés à la gestion de l’Application, à la relation contractuelle, à la fourniture des fonctionnalités, au support, à la sécurité, à la facturation et à la prospection.

Dans le cadre de certaines fonctionnalités ou prestations utilisées pour le compte de ses clients, TeamSystem Software peut également intervenir en qualité de sous-traitant, selon la nature des traitements concernés. 

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Article 3. Données personnelles que nous collectons

Nous collectons différentes catégories de données personnelles selon la manière dont vous utilisez l’Application et interagissez avec nous.

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3.1. Données que vous nous communiquez directement

1. Création de compte et gestion du profil utilisateur
   
   • Données d’identification : nom, prénoms, civilité, date et lieu de naissance, fonction, rôle dans l’entreprise.
   • Données de contact : adresse e-mail professionnelle ou personnelle, numéro de téléphone.
   • Données relatives à l’entreprise : raison sociale, forme juridique, SIREN/SIRET, adresse postale, secteur d’activité, régime de TVA.
2. Utilisation des fonctionnalités comptables et de facturation
   
   • Données comptables et fiscales : écritures comptables, journaux, balances, comptes, taux et régimes de TVA, déclarations, pièces justificatives (factures, notes de frais, relevés, etc.).
   • Données de facturation « classiques » : informations sur vos clients et fournisseurs (identité, coordonnées, SIREN/SIRET, TVA intracommunautaire, conditions de paiement), lignes de factures, montants, remises, pénalités, mentions légales.
3. Données de facturation électronique

Dans le cadre du module de facturation électronique et des services associés opérés via une ou plusieurs plateformes agréées partenaires et, le cas échéant, d’autres partenaires ou prestataires techniques intervenant dans la chaîne de facturation électronique, nous traitons notamment :

• Données de factures électroniques structurées : identifiant de facture, identifiants fiscaux des parties, lignes d’articles, montants HT/TTC, taux et montants de TVA, modalités de paiement, mentions obligatoires, etc.
• Données d’e-reporting et de suivi : données relatives aux opérations soumises à transmission (e-reporting), journaux de transmission, horodatages, statuts normés du cycle de vie des factures (émise, déposée, rejetée, acceptée, etc.).
• Données d’identification et d’habilitation des utilisateurs autorisés à émettre ou traiter les factures électroniques.

4. Synchronisation bancaire et import de documents
   
   • Données bancaires : identification de l’établissement bancaire, numéro de compte (IBAN partiel ou complet selon les cas), relevés et mouvements bancaires, libellés d’opérations, montants.
   • Documents importés : pièces comptables et justificatifs téléchargés ou synchronisés (par exemple depuis des espaces de stockage en ligne), contenus de factures, contrats, reçus.
5. Support, assistance et relation client
   
   • Contenu des échanges : messages envoyés au support, demandes d’assistance, informations techniques ou fonctionnelles sur l’incident rencontré.
   • Métadonnées associées : date et heure, canal de contact (chat, e-mail, téléphone), identifiant de compte.
6. Prospection, newsletter et événements (le cas échéant)
   
   • Données d’identification et de contact pour la réception de newsletters ou d’informations commerciales.
   • Préférences de communication (thématiques, fréquence, canal).

Certains champs identifiés comme obligatoires sont nécessaires pour créer votre compte, accéder à l’Application ou bénéficier de certaines fonctionnalités (par exemple émission de factures, synchronisation bancaire, facturation électronique). À défaut de les renseigner, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir l’ensemble des services.

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3.2. Données collectées automatiquement lors de votre utilisation de l’Application

Lors de votre utilisation de l’Application web ou mobile, nous collectons, via des cookies, SDK, journaux techniques et autres traceurs :

• Données techniques : adresse IP (raccourcie ou pseudonymisée lorsque cela est possible), type et version de navigateur, système d’exploitation, identifiant de terminal, version de l’Application, langue, paramètres d’affichage.
• Données d’utilisation : pages et écrans consultés, fonctionnalités utilisées (par exemple création de facture, export comptable), temps passé, parcours de navigation, logs applicatifs, événements techniques (erreurs, crashs).
• Données de mesure d’audience et de performance : statistiques agrégées d’utilisation, indicateurs de performance, taux d’ouverture des e-mails ou notifications, clics sur certains boutons.

Les cookies et traceurs sont décrits plus en détail dans notre Politique de cookies.

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3.3. Données provenant de sources tierces

Nous pouvons également recevoir certaines informations vous concernant :

• de la part de partenaires (par exemple établissement bancaire, expert-comptable, plateforme partenaire) lorsque vous connectez votre compte TeamSystem Software à leurs services, dans le cadre de la fourniture de l’Application ;
• de la part de partenaires ou prestataires techniques intervenant dans la chaîne de facturation électronique, en lien avec les statuts normés et les flux de facturation électronique concernant vos factures.

Lorsque la réglementation applicable l’exige, nous fournissons les informations requises sur la source de ces données et les conditions de leur traitement.

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3.4. Données relatives à des tiers

L’Application peut également conduire TeamSystem Software à traiter des données personnelles relatives à des tiers renseignés, importés ou générés par les utilisateurs, notamment leurs clients, fournisseurs, mandataires, collaborateurs ou autres contacts figurant dans les pièces comptables, les justificatifs, les devis, les factures ou les flux de facturation électronique.

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Article 4. Finalités et bases légales de nos traitements

Nous traitons toujours vos données sur la base d’un fondement juridique valable et pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.

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4.1. Tableau de synthèse

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Lorsque nous nous fondons sur notre intérêt légitime, nous veillons à ce que cet intérêt ne porte pas atteinte à vos droits et libertés fondamentaux, en réalisant une analyse de mise en balance.

Lorsque nous nous fondons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment (voir article 8), sans que cela n’affecte la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

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Article 5. Durée de conservation de vos données

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, augmentée, le cas échéant, des délais de prescription légale applicables.

À titre indicatif :

1. Données de compte et d’identification
   
   • Pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis jusqu’à 5 ans à compter de la fin du contrat, à des fins de preuve et de gestion des litiges.
2. Données comptables, fiscales et de facturation (y compris factures électroniques)
   
   • Pendant la durée légale de conservation applicable, notamment 10 ans pour les documents comptables et fiscaux (factures, livres comptables, pièces justificatives), conformément au Code de commerce et aux obligations fiscales.
3. Données bancaires et de synchronisation
   
   • Pendant la durée nécessaire à la réalisation des services de tenue comptable et de rapprochement bancaire, puis pour la durée légale de conservation des pièces comptables lorsque ces données sont intégrées à la comptabilité.
4. Données de prospection et de newsletter
   
   • Jusqu’au retrait de votre consentement ou à l’exercice de votre droit d’opposition, puis au maximum 3 ans à compter de votre dernier contact actif (connexion, clic, demande).
5. Données de navigation et cookies / traceurs
   
   • Pour une durée dépendant du type de traceur et de sa finalité (de quelques heures à plusieurs mois) ; les durées de vie sont précisées dans la Politique de cookies.
6. Données relatives à la gestion des droits et obligations légales
   
   • Pendant la durée nécessaire au traitement de votre demande, puis pour la durée de prescription applicable (en général jusqu’à 5 ans en matière civile ou commerciale).
7. Logs techniques et journaux de sécurité
   
   • Pendant la durée nécessaire à la sécurité, au fonctionnement de l’Application, à la détection des incidents et à la preuve, pour une durée proportionnée à ces finalités. 
8. Données de support et d’assistance

• Pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, puis archivées pour la gestion des litiges, l’amélioration du service et la preuve. 

9. Données liées aux habilitations et à la traçabilité de la facturation électronique

• Pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales et réglementaires applicables ainsi qu’à la gestion des contrôles et contentieux éventuels. 

Au-delà de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

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Article 6. Destinataires de vos données

Nous ne vendons pas vos données personnelles.

L’accès à vos données est limité aux seules personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions et sont soumises à une obligation de confidentialité.

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6.1. Au sein de TeamSystem Software

Peuvent avoir accès à vos données, dans la limite de leurs attributions :

• les équipes produit et support, pour la fourniture et l’amélioration de l’Application ;
• les équipes opérationnelles en charge des services comptables et fiscaux proposés par TeamSystem Software ; 
• les équipes commerciales et de relation client ;
• les équipes informatiques et sécurité ;
• certaines fonctions de direction et fonctions support (juridique, finance, etc.).

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6.2. Prestataires de services (sous-traitants)

Nous faisons appel à des prestataires pour :

• l’hébergement, l’exploitation et la maintenance de l’Application ;
• la synchronisation bancaire et l’agrégation de comptes ;
• la facturation électronique et l’e-reporting, via une ou plusieurs plateformes agréées partenaires et, le cas échéant, d’autres partenaires et prestataires techniques intervenant dans la chaîne de facturation électronique, pour l’émission, la transmission, la réception et la conservation des factures électroniques et des données associées ;
• la gestion des formulaires, du CRM et de la relation client ;
• la mesure d’audience et l’analyse de performance ;
• des services d’assistance technique, de sécurité, de conseil (juridique, comptable, etc.).

Ces prestataires agissent en qualité de sous-traitants et sont tenus par des contrats qui leur imposent notamment de :

• ne traiter les données personnelles que sur nos instructions documentées ;
• mettre en œuvre des mesures de sécurité et de confidentialité appropriées ;
• nous assister dans le respect de nos propres obligations (droits des personnes, sécurité, notification des incidents, etc.).

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6.3. Partenaires et autorités publiques

• Dans le cadre de la facturation électronique, certaines données de factures et d’e-reporting peuvent être transmises au Portail Public de Facturation ou, le cas échéant, à d’autres plateformes ou organismes compétents, via les partenaires et prestataires techniques intervenant dans la chaîne de facturation électronique.
• Lorsque cela est nécessaire à l’exécution des services souscrits par le client ou à l’exécution d’une demande de sa part, certaines données peuvent être partagées avec des tiers intervenant pour son compte (par exemple avocat, établissement bancaire), sur une base légale appropriée.
• Nous pouvons être amenés à communiquer certaines données à des autorités administratives, judiciaires ou de contrôle (notamment l’administration fiscale et la CNIL), lorsque la loi l’exige ou pour défendre nos droits (par exemple en cas de contentieux).

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Article 7. Transferts de données hors de l’Union européenne

Pour l’Application, l’hébergement et l’infrastructure principale ont vocation à être situés au sein de l’Union européenne (UE). Certains prestataires ou partenaires techniques susceptibles d’intervenir pour des besoins spécifiques (support, maintenance, outils de communication, etc.) peuvent toutefois être établis en dehors de l’UE ou être amenés, de manière ponctuelle, à stocker, consulter ou traiter certaines données dans des pays tiers.

Dans ce cas, nous nous assurons que ces transferts sont encadrés conformément au RGPD, en recourant notamment :

– à une décision d’adéquation de la Commission européenne, lorsque le pays de destination offre un niveau de protection jugé adéquat ;

– à des clauses contractuelles types (CCT) adoptées par la Commission européenne, éventuellement complétées par des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires (chiffrement, pseudonymisation, limitation des accès, etc.) ;

– à des règles d’entreprise contraignantes (BCR) ou autres mécanismes reconnus par la réglementation applicable.

Lorsque cela est requis, nous mettons en œuvre les garanties appropriées prévues par le RGPD. Vous pouvez obtenir des informations complémentaires sur les transferts internationaux concernant vos données (pays concernés, garanties utilisées) en nous contactant (voir article 9).

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Article 8. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée dite « Informatique et Libertés », vous disposez, dans les conditions prévues par les textes, des droits suivants concernant vos données :

1. Droit d’accès
   
   • Obtenir la confirmation que des données personnelles vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, accéder à ces données ainsi qu’à certaines informations complémentaires.
2. Droit de rectification
   
   • Obtenir la correction des données inexactes ou incomplètes vous concernant.
3. Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
   
   • Obtenir l’effacement de vos données dans les cas prévus par la réglementation (par exemple lorsque les données ne sont plus nécessaires, lorsque vous retirez votre consentement et qu’il n’existe pas d’autre base légale, ou lorsque le traitement est illicite), sous réserve de nos obligations légales de conservation, notamment en matière comptable, fiscale et de facturation électronique.
4. Droit à la limitation du traitement
   
   • Obtenir la limitation temporaire de l’utilisation de vos données dans certains cas (contestation de l’exactitude des données, traitement illicite, etc.).
5. Droit d’opposition
   
   • Vous opposer, à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur notre intérêt légitime ;
   • Vous opposer, à tout moment et sans motif, à l’utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale, y compris au profilage lorsqu’il est lié à une telle prospection.
6. Droit à la portabilité
   
   • Recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement, lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés.
7. Droit de retirer votre consentement
   
   • Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement (par exemple newsletter, certains cookies marketing), vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité des traitements effectués avant ce retrait.
8. Droit de définir des directives post-mortem
   
   • Définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès, auprès de nous ou d’un tiers de confiance certifié.
9. Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle
   
   • Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données n’est pas conforme à la réglementation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, notamment en France auprès de la CNIL.

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Article 9. Comment exercer vos droits et nous contacter

Pour exercer vos droits ou pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : 

donnees@comptalib.com.

Pour protéger votre vie privée et votre sécurité, nous pourrons être amenés à vous demander un justificatif d’identité en cas de doute raisonnable sur votre identité.

Nous vous répondrons dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe ou multiple ; dans ce cas, nous vous informerons de cette prolongation et des raisons du retard.

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés ou que le traitement de vos données n’est pas conforme à la réglementation, vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente. En France :

Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL)

3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07

www.cnil.fr

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Article 10. Cookies, traceurs et technologies similaires

Lors de votre utilisation de l’Application (web ou mobile), des cookies, SDK et autres traceurs peuvent être déposés ou lus sur votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone).

Un module de paramétrage des cookies vous permet :

• d’accepter ou de refuser les traceurs par grande catégorie (par exemple « fonctionnels », « statistiques », « marketing ») ;
• de modifier vos choix à tout moment depuis l’Application (généralement en bas de page ou dans les paramètres).

Pour des informations détaillées sur les traceurs que nous utilisons, leurs finalités, leurs durées de vie et les moyens de les paramétrer, veuillez consulter notre Politique de cookies.

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Article 11. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté aux risques liés à nos traitements, notamment :

• des mécanismes de contrôle d’accès et d’authentification ;
• une gestion des habilitations fondée sur le principe du « besoin d’en connaître » ;
• des sauvegardes régulières et des mesures de continuité d’activité ;
• la journalisation et la surveillance des accès et des incidents ;
• la sensibilisation et la formation de nos collaborateurs ;
• des engagements contractuels de nos sous-traitants en matière de sécurité et de confidentialité ;
• des mesures spécifiques visant à assurer l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité des factures électroniques et des données d’e-reporting, en lien avec les partenaires et prestataires techniques intervenant dans la chaîne de facturation électronique.

En cas de violation de données à caractère personnel, nous notifierons l’autorité de contrôle compétente lorsque la réglementation applicable l’exige. Lorsque cette violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, celles-ci en seront également informées dans les conditions prévues par la réglementation applicable.

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Article 12. Mise à jour de la présente Politique de confidentialité

Nous pouvons être amenés à mettre à jour la présente Politique de confidentialité, par exemple pour tenir compte :

• de l’évolution de nos traitements (nouvelles fonctionnalités de l’Application, nouveaux services, nouveaux partenaires, notamment en matière de facturation électronique) ;
• de changements organisationnels au sein de TeamSystem Software ;
• de modifications législatives ou réglementaires (notamment liées au RGPD, à la facturation électronique, à la TVA) ;
• des recommandations des autorités de contrôle (par exemple CNIL).

En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par tout moyen approprié (bandeau d’information dans l’Application, e-mail, etc.).

La date de la dernière mise à jour sera toujours indiquée en haut de cette page. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette Politique pour rester informé de la manière dont nous traitons et protégeons vos données personnelles.