Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation ?

Lorsque l’on a sa propre activité ou que l’on exerce déjà comme indépendant, artisan ou dirigeant de TPE, une question revient souvent avec l’arrivée de la facturation électronique en France : faut-il que je m’équipe d’un logiciel de facturation ? Puis-je continuer à travailler avec des factures Word, Excel ou PDF ?

La réponse est plus nuancée qu’il n’y paraît. Aujourd’hui, la loi n’impose pas systématiquement l’utilisation d’un logiciel de facturation. Une facture peut être valable si elle respecte les règles prévues par la réglementation : mentions obligatoires, numérotation cohérente, conservation fiable et possibilité de retrouver les documents en cas de contrôle.

Mais avec la réforme de la facturation électronique, la question ne se limite plus à la création de la facture. Il faudra aussi pouvoir la recevoir, la transmettre et la traiter dans le bon format. Pour une TPE, la vraie question devient donc : ma façon de facturer aujourd’hui pourra-t-elle suivre les nouvelles obligations ?

C’est ce qu’on va voir à continuation.

Les règles à respecter aujourd’hui

À l’heure actuelle, une entreprise peut encore créer ses factures avec Word, Excel ou un modèle PDF, avec ou sans outil, à condition de respecter les règles applicables. L’administration ne juge pas la conformité d’une facture uniquement en fonction de l’outil utilisé, mais selon son contenu, sa numérotation, sa conservation et sa traçabilité.

Petit rappel : une facture doit comporter les mentions obligatoires prévues par le Code de commerce et le Code général des impôts. Parmi elles figurent :

• l’identité du vendeur.
• l’identité du client.
• la date d’émission.
• le numéro de facture.
• la description des produits ou services.
• les montants hors taxes et TTC.
• la TVA lorsqu’elle s’applique.
• les conditions de paiement.
• les pénalités de retard.

Au-delà de ça, l’entreprise doit aussi assurer une numérotation cohérente, conserver ses documents de manière fiable et pouvoir les retrouver facilement en cas de contrôle.

Autrement dit, une facture réalisée manuellement peut encore être valable aujourd’hui. Mais cette situation devient moins confortable avec l’arrivée de la facturation électronique.

Ce qui va changer avec la facturation électronique

Avec la réforme, les informations obligatoires restent essentielles, oui, ce qui change, c’est la manière dont les données de la facture devront être structurées, transmises et reçues.

A niveau de formats ce sont principalement Factur-X, UBL ou CII, et à niveau de transmission elles doivent suivre un circuit prévu par la réforme.

Le calendrier est progressif :

• à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront pouvoir recevoir des factures électroniques.
• à cette même date, les grandes entreprises et les ETI devront aussi les émettre.
• à partir du 1er septembre 2027, les PME, TPE et micro-entreprises devront à leur tour passer à l’émission électronique.

Vous l’avez compris, bientôt, les formats manuels comme Word, Excel ou un simple PDF ne suffiront plus à eux seuls. Il faudra passer par un circuit capable de produire, recevoir ou transmettre les données dans les formats attendus. Le simple envoi par e-mail ne suffira donc plus.

Autrement dit, une solution numérique adaptée s’imposera d’une façon ou d’une autre. Reste à savoir laquelle choisir selon son activité, son volume de factures et son besoin de gestion au quotidien.

Plateforme agréée, solution compatible, logiciel : qui fait quoi ?

Pour comprendre le rôle du logiciel de facturation, il faut distinguer deux notions importantes : la plateforme agréée et la solution compatible.

La plateforme agréée, ou PA, est la porte d’entrée officielle du nouveau circuit de facturation électronique. Elle permet de recevoir et de transmettre les factures électroniques dans le cadre prévu par la réforme. Selon les services proposés, elle peut aussi permettre de saisir, créer, déposer ou convertir une facture dans un format accepté. Il existe une liste de plateformes agréées qui s’actualise fréquentent.

Une très petite entreprise pourra donc, dans certains cas, utiliser directement une plateforme agréée, à condition que celle-ci propose les services nécessaires pour créer, convertir, transmettre et recevoir les factures électroniques.

Le logiciel de facturation, lui, reste l’outil utilisé au quotidien pour créer les devis, générer les factures, suivre les paiements, relancer les clients ou gérer l’historique commercial. Pour être adapté à la réforme, il doit pouvoir produire des factures ou des données conformes aux formats attendus, comme Factur-X, UBL ou CII, et être raccordé à une plateforme agréée. C’est ce qu’on appelle une solution compatible.

Attention, une solution compatible ne se limite pas forcément à un logiciel de facturation. Il peut aussi s’agir d’un logiciel comptable, d’un ERP, d’une application bancaire ou d’un outil métier capable de produire ou de transmettre des données conformes aux obligations de la réforme.

Alors, logiciel de facturation ou pas ?

En théorie, une TPE qui émet très peu de factures pourrait choisir de passer directement par une plateforme agréée, si celle-ci lui permet de saisir ou de déposer ses factures dans le bon format, de les transmettre et de recevoir celles de ses fournisseurs.

Mais dans la pratique, dès qu’une entreprise veut gagner du temps, limiter les erreurs et mieux suivre sa facturation, le logiciel devient beaucoup plus intéressant. Il permet de passer d’une gestion manuelle, souvent faite avec Word ou Excel, à un outil plus sécurisé : création des devis et factures, numérotation automatique, suivi des paiements, relances, centralisation des documents et historique client.

Alors petit conseil à quelques mois de l’obligation de réception des factures électroniques, choisir un logiciel de facturation qui ne serait pas adapté à la réforme n’aurait pas beaucoup de sens. Si une TPE décide de s’équiper maintenant, autant choisir directement une solution capable de l’accompagner dans la transition.

C’est là qu’une solution compatible devient pertinente. Elle permet à l’entreprise de continuer à gérer sa facturation dans un outil simple, tout en préparant l’envoi et la réception des factures électroniques via une plateforme agréée. La TPE n’a donc pas à gérer seule toute la partie technique liée aux formats, aux données structurées ou aux échanges entre plateformes.

Les bons gestes à adopter dès maintenant

Pour une TPE, l’idée n’est pas de tout changer d’un coup. En revanche, c’est le bon moment pour regarder si la façon de facturer aujourd’hui pourra encore tenir demain.

Prenons l’exemple d’une petite entreprise de rénovation. Elle travaille avec des particuliers, mais aussi avec des agences immobilières, des syndics ou d’autres entreprises du bâtiment. Jusqu’à présent, elle peut très bien préparer ses factures avec Word, les enregistrer en PDF et les envoyer par e-mail. Tant que les mentions obligatoires sont présentes et que les factures sont bien conservées, cette méthode peut rester valable.

Mais au quotidien, elle montre vite ses limites : il faut penser à la bonne numérotation, vérifier les montants et la TVA, classer les documents, suivre les paiements, relancer les clients, puis retrouver rapidement une facture en cas de besoin. Avec la réforme, une difficulté supplémentaire s’ajoute : pour les factures entre entreprises assujetties à la TVA, il faudra aussi pouvoir les faire circuler dans le bon format et via le bon circuit.

C’est pour cela qu’il n’est pas forcément utile de remplacer Word ou Excel par un outil qui ne serait pas préparé à la réforme. Si une entreprise décide de s’équiper maintenant, autant choisir une solution qui l’aide à gérer ses factures au quotidien, tout en anticipant la facturation électronique.

Concrètement, le bon réflexe est de vérifier que l’outil permet de créer facilement des devis et factures, de suivre les paiements, de centraliser les documents et, surtout, de produire des factures ou des données conformes aux formats attendus. S’il n’est pas lui-même plateforme agréée, il devra être raccordé à une plateforme agréée : c’est ce qui permet de parler de solution compatible.

C’est dans cette logique qu’une solution comme TeamSystem Facture peut accompagner les TPE et petites entreprises.

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Elle permet de sortir progressivement d’une gestion manuelle avec Word, Excel ou PDF, sans basculer vers un outil trop complexe. L’entreprise garde une facturation simple, mais mieux structurée, plus facile à suivre et mieux préparée aux nouvelles obligations.