Relance de facture impayée : méthode et modèles pour se faire payer

Une facture impayée est un blocage net de trésorerie qui asphyxie l'entreprise.

Récupérer son argent n'est pas une option ou une tâche secondaire, c'est le levier central d'un pilotage financier sain.

On pose une méthode de relance fluide et sans frictions pour faire rentrer le cash, accompagnée de modèles prêts à l'emploi. L'idée : encaisser ce qui est dû, la tête haute et sans abîmer la relation client.

Qu'est-ce qu'une facture impayée ?

Une facture arrive à échéance… La date est passée… Et pourtant, rien sur le compte bancaire.

Voilà le point de départ d’une facture impayée !

Concrètement, une facture est considérée comme impayée lorsqu’elle n’a pas été réglée à la date d’échéance indiquée sur la facture.

Mais il faut faire une petite distinction.

Un paiement qui arrive avec quelques jours de retard ne signifie pas forcément que le client ne paiera pas. Il peut simplement s’agir d’un décalage ponctuel : un oubli, un délai de traitement ou un imprévu.

L’impayé s’inscrit dans la durée. L’échéance est dépassée, le règlement ne vient pas et, malgré les relances, la facture reste toujours en attente de paiement.

Et à partir de là, mieux vaut savoir quoi faire.

Et si vous exercez en auto-entreprise, les démarches comportent quelques particularités que l'on détaille dans notre guide sur la facture impayée en auto-entreprise.

Quand et comment relancer une facture impayée ?

Une facture n’est pas encore en retard, mais la date d’échéance approche ? C’est justement le bon moment pour agir.

Une relance préventive, quelques jours avant l’échéance, peut servir à remettre la facture sur le radar.

Une fois la date dépassée, on passe à la vitesse supérieure :

Quelques jours de retard : un e-mail suffit généralement

On rappelle la facture concernée, sa date d’échéance et on demande au client de vérifier que le règlement est bien prévu.

Le retard se prolongue : on formalise

Une nouvelle relance, plus ferme, permet de garder une trace des échanges et de montrer que le paiement est toujours attendu.

Au-delà de 30 jours de retard : place à la mise en demeure

On adresse alors un courrier formel au client, de préférence en lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), pour lui demander de régler la facture dans un délai déterminé.

Il ne s'agit pas de passer de 0 à 100…

On commence par un rappel, puis on formalise si la facture reste impayée. Chaque étape doit laisser une trace : facture, e-mails, courriers, preuves d’envoi et éventuelles réponses du client.

Cette progression permet de rester ferme sans brûler les étapes. Et surtout, de pouvoir prouver ce qui a été demandé, quand et par quel moyen.

Modèles de mail et de lettre de relance

Du simple rappel avant l’échéance à la relance plus ferme après plusieurs semaines de retard, on vous donne les textes à copier, personnaliser et envoyer

Modèles d'e-mail (relance préventive, 1re, 2e, 3e relance)

Une facture en retard ne mérite pas forcément un e-mail plus sec.

Au début, on part du principe qu’il s’agit d’un oubli. Puis, si le paiement ne vient toujours pas, on devient plus précis : on rappelle la facture, on demande une date de règlement et, à chaque relance, on laisse une trace de la démarche.

Voici quatre modèles d’e-mail, du simple rappel préventif à la relance ferme, avec le bon ton et le bon timing pour chaque étape.

Relance préventive (3 à 5 jours avant l’échéance )

Objet : Votre facture n°[XXX] arrive à échéance

Bonjour [Prénom],

Petit rappel avant que la facture n°[XXX] ne passe entre les mailles du filet : son échéance est prévue le [date], pour un montant de [XXX] €.

Tout est bien prévu pour son règlement ?

Merci,

[Nom]

1re relance (2 à 5 jours après l’échéance )

Objet : Facture n°[XXX] – petit rappel

Bonjour [Prénom],

La facture n°[XXX], d’un montant de [XXX] €, devait être réglée le [date].

Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas encore reçu le paiement.

Un simple oubli ? Pouvez-vous vérifier et nous tenir au courant ?

Merci,

[Nom]

2e relance (7 à 10 jours après la 1re relance)

Objet : Facture n°[XXX] – toujours en attente

Bonjour [Prénom],

On revient vers vous au sujet de la facture n°[XXX], arrivée à échéance le [date].

Nous n’avons toujours pas reçu son règlement.

Pouvez-vous nous confirmer la date à laquelle le paiement sera effectué ?

Merci pour votre retour,

[Nom]

3e relance (7 à 10 jours après la 2e)

Objet : 3e relance – facture n°[XXX]

Bonjour [Prénom],

La facture n°[XXX] est arrivée à échéance il y a maintenant [X] jours et son règlement n’a toujours pas été reçu.

Cette fois, on a besoin d’une date : quand le paiement sera-t-il effectué ?

Merci de nous confirmer la date prévue par retour d’e-mail.

Bien cordialement,

[Nom]

Modèle de lettre de mise en demeure (LRAR)

Attention là !

Cette lettre n’est pas juste un e-mail qu’on imprime et qu’on met dans une enveloppe.

Avec la mise en demeure, on change surtout de niveau de preuve. Envoyée en lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), elle permet de garder une trace irréfutable : date d’envoi, date de réception et contenu exact de la demande.

Objet : Mise en demeure de payer – Facture n° [Numéro]

Madame, Monsieur,

La facture n° [Numéro], d’un montant de [Montant] € TTC, est arrivée à échéance le [Date d’échéance].

Malgré nos relances adressées le [Date relance 1] et le [Date relance 2] à l’adresse [adresse e-mail], nous constatons qu'aucun règlement n'a été effectué à ce jour.

Par la présente, et conformément aux dispositions de l’article 1344 du Code civil, nous vous mettons en demeure de nous régler la somme principale de [Montant] € TTC, augmentée des pénalités de retard au taux de [Taux appliqué]% [ajouter si client pro : ainsi que de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €]*, dans un délai impératif de [8 / 15] jours à compter de la réception de ce courrier.

Le règlement est à effectuer par [Virement / Chèque] aux coordonnées rappelées sur la facture ci-jointe.

À défaut de paiement intégral dans le délai imparti, le dossier sera transmis à notre service juridique pour l'engagement de poursuites judiciaires, sans autre préavis.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

[Nom / Société]

[Adresse]

[Signature]

Pénalités de retard et cadre légal de la relance

En B2B, elles courent dès le lendemain de la date d’échéance prévue sur la facture. Pas besoin d’envoyer un premier e-mail pour les déclencher : le retard suffit.

À cela peut s’ajouter l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, lorsqu’elle est due entre professionnels.

Et pour réclamer une facture, mieux vaut ne pas attendre trop longtemps : le délai de prescription est de 2 ans contre un consommateur et de 5 ans entre professionnels. 

Le cadre légal est posé notamment par l’article L. 441-10 du Code de commerce pour les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire. La prescription relève, elle, de règles distinctes.

Comment se calculent-elles ?

Pour calculer le montant des pénalités, il suffit de croiser trois éléments :

• Le montant restant dû : c’est la base de calcul, en TTC.
• Le nombre de jours de retard : on compte à partir du lendemain de la date d’échéance, jusqu’au jour du paiement.
• Le taux des pénalités : celui indiqué dans les CGV ou sur la facture. Il ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal ou au taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points.

Exemple : une facture de 1 000 € TTC devait être réglée le 10 avril. Le client paie finalement le 10 mai, soit 30 jours de retard. Avec un taux annuel de 10 %, le calcul est le suivant :

1 000 € × 10 % × (30 ÷ 365) = 8,22 € de pénalités de retard.

L'indemnité forfaitaire de 40 € : réservée au B2B

Les pénalités de retard ne sont pas les seules conséquences d’un paiement hors délai. En B2B, elles peuvent être complétées par une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

• Avec un client particulier (B2C) : il est strictement interdit d’appliquer cette indemnité de 40 € à un particulier. Pour les clients consommateurs, seuls les intérêts de retard légaux ou prévus au contrat s'appliquent.
• Avec un client professionnel (B2B) : l’indemnité s’applique automatiquement dès le premier jour de retard, pour chaque facture payée après son échéance. Elle doit également apparaître dans les mentions obligatoires des factures B2B.

Délais de prescription : agir à temps

• En B2C (client particulier) : on dispose de 2 ans à compter de la date d'échéance pour réclamer le paiement en justice (article L. 218-2 du Code de la consommation). Passé ce délai, la dette est prescrite.
• En B2B (client professionnel) : le délai de prescription est de 5 ans (article L. 110-4 du Code de commerce).

Que faire si le client ne paie toujours pas ?

Que faire si l'amiable échoue ? Les leviers judiciaires à la loupe...

1. Le recouvrement simplifié (Créances < 5 000 €)

• Conditions : somme due inférieure à 5 000 € et absence de contestation.
• Coût : réduit (tarif réglementé du commissaire de justice).
• Avocat : non obligatoire.

2. L'injonction de payer (Procédure rapide)

• Conditions : créance certaine, liquide, exigible et non contestée.
• Coût : très faible (frais de greffe limités).
• Avocat : non (sauf exceptions selon la juridiction).

3. Le référé-provision (Urgence)

• Conditions : absence de contestation sérieuse et besoin de débloquer la trésorerie rapidement.
• Coût : variable selon les actes de commissaire de justice.
• Avocat : non obligatoire, mais vivement recommandé.

4. L'assignation au fond (Litige complexe)

• Conditions : désaccord réel ou contestation officielle du client sur la prestation.
• Coût : élevé (actes d'huissier et honoraires d'avocat).
• Avocat : varie selon le tribunal et le montant du litige.

5. La société de recouvrement (Délégation)

• Conditions : souhait de confier l'intégralité du dossier à un prestataire tiers.
• Coût : commission au pourcentage prélevée uniquement sur les sommes récupérées.
• Avocat : non.

Rappel essentiel

On ne lance aucune action sans un dossier complet comprenant le devis signé, la facture, la preuve de livraison ou d'exécution, les échanges écrits et le récépissé de la mise en demeure restée sans effet.

Comment automatiser ses relances de factures impayées ?

Plutôt que de relancer chaque facture une par une, on peut préparer ses relances à l’avance.

Un scénario peut prévoir un rappel quelques jours avant l’échéance, une première relance après quelques jours de retard, puis une relance plus ferme si le paiement tarde.

On gagne du temps, mais surtout, on évite les oublis. Chaque facture est suivie selon le même scénario et les échanges restent tracés.

Un logiciel de facturation comme Team System Facture permet d’automatiser ces relances et de suivre les factures en attente de paiement au même endroit.

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On programme. Le logiciel relance. On garde le contrôle.‍