Les nouvelles mentions obligatoires de la facture électronique

Avec la réforme de la facturation électronique, quatre nouvelles mentions obligatoires font leur apparition sur les factures émises entre entreprises : le numéro SIREN, l'adresse de livraison (lorsqu'elle est différente de l'adresse de facturation), la nature de l'opération (livraison de biens, prestation de services ou opération mixte) et la mention de l'option pour le paiement de la TVA sur les débits, lorsque celle-ci est applicable. Elles viennent s'ajouter aux mentions déjà exigées par le Code de commerce et le Code général des impôts.

Dans cet article, nous détaillons les quatre nouvelles mentions obligatoires, leur utilité et les entreprises concernées. Nous faisons également le point sur les mentions qui restent obligatoires, malgré la réforme, ainsi que sur les sanctions encourues en cas d'omission ou d'erreur sur une facture électronique.

Ce que la réforme change sur le contenu de vos factures

La réforme de la facturation électronique ne modifie pas uniquement le format des factures. Elle fait également évoluer leur contenu en ajoutant quatre nouvelles mentions obligatoires à celles déjà existantes.

Ces nouvelles informations ont pour objectif de faciliter les échanges entre les entreprises, d'automatiser le traitement des factures et de permettre à l'administration fiscale de mieux contrôler les opérations soumises à la TVA.

Ces nouvelles mentions devront être intégrées aux factures au fur et à mesure de l'entrée en vigueur de l'obligation d'émission. Les grandes entreprises et les ETI seront les premières concernées à compter du 1^er septembre 2026, tandis que les PME, TPE et micro-entreprises devront les faire figurer sur leurs factures à partir du 1^er septembre 2027.

En revanche, l'obligation de recevoir des factures électroniques s'applique à toutes les entreprises dès le 1^er septembre 2026, même si elles n'ont pas encore l'obligation d'émettre leurs propres factures électroniques. C'est pourquoi il est important d'anticiper dès aujourd'hui ces nouvelles exigences.

Les 4 nouvelles mentions obligatoires à ajouter

Les quatre nouvelles mentions obligatoires ne remplacent pas les mentions existantes : elles viennent les compléter afin de faciliter les échanges électroniques et les contrôles de l'administration fiscale.

1. Le numéro SIREN du client

Jusqu'à présent, seule l'identité du client devait figurer sur la facture. Désormais, le numéro SIREN du client devient une mention obligatoire pour les opérations concernées par la facturation électronique.

Cette information permet d'identifier sans ambiguïté le destinataire de la facture et de faciliter son acheminement via les plateformes agréées.

Qui est concerné ? Toutes les entreprises soumises à l'obligation d'émettre des factures électroniques pour leurs opérations B2B domestiques.

Bon à savoir : SIREN ou SIRET ? Le SIREN identifie l'entreprise (9 chiffres), tandis que le SIRET identifie chacun de ses établissements (14 chiffres). Avec la réforme de la facturation électronique, c'est le numéro SIREN du client qui devient une nouvelle mention obligatoire. Le SIRET peut toutefois continuer à être indiqué pour identifier l'établissement concerné par la facture.

2. L'adresse de livraison

Lorsque l'adresse de livraison est différente de l'adresse de facturation, elle devra désormais être indiquée sur la facture.

Cette mention permet d'identifier le lieu réel où les biens ont été livrés, ce qui facilite les contrôles fiscaux et le traitement des opérations commerciales.

Qui est concerné ? Les entreprises réalisant des livraisons de biens. Cette mention n'est pas requise lorsqu'il s'agit exclusivement d'une prestation de services ou lorsque l'adresse de livraison est identique à l'adresse de facturation.

3. La nature de l'opération facturée

La facture devra préciser si l'opération correspond à :

• une livraison de biens ;
• une prestation de services ;
• une opération mixte (biens et services).

Cette information est indispensable pour déterminer les règles de TVA applicables et les obligations de transmission des données à l'administration.

Qui est concerné ? Toutes les entreprises soumises à l'obligation d'émission de factures électroniques.

4. L'option pour le paiement de la TVA sur les débits

Les entreprises ayant opté pour le paiement de la TVA sur les débits devront désormais faire apparaître sur leurs factures la mention suivante :

« Option pour le paiement de la taxe d’après les débits »

Cette mention informe le client que la TVA est devenue exigible dès l'émission de la facture et non lors de son encaissement.

Qui est concerné ? Uniquement les entreprises qui ont exercé l'option pour le paiement de la TVA sur les débits, principalement certaines entreprises de prestations de services.

Les mentions déjà obligatoires à conserver

La réforme de la facturation électronique ne remplace pas les mentions obligatoires existantes. Les quatre nouvelles mentions viennent simplement s'ajouter aux informations qui doivent déjà figurer sur une facture.

Vous devez donc continuer à faire apparaître les mentions suivantes :

• L'identification du vendeur : dénomination sociale (ou nom de l'entrepreneur individuel), adresse, numéro SIREN, forme juridique et capital social pour les sociétés, ainsi que le numéro de TVA intracommunautaire lorsqu'il est requis. 
• L'identification du client : nom ou raison sociale, adresse (ou adresse de facturation si elle est différente) et, lorsque la réglementation l'impose, numéro de TVA intracommunautaire. 
• Les informations relatives à la facture : numéro unique, date d'émission et date de la vente, de la livraison ou de la prestation lorsqu'elle est différente. 
• Le détail des biens ou services : désignation des produits ou prestations, quantité, numéro du bon de commande lorsqu'il existe, prix unitaire HT, remises éventuelles, taux de TVA, montant HT, montant de la TVA et total TTC. 
• Les conditions de paiement : date d'échéance, conditions d'escompte (ou la mention qu'aucun escompte n'est accordé), taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement dans les relations entre professionnels.

Les mentions particulières selon votre situation

Comment ces mentions s’intègrent à la facture électronique ?

Avec la facturation électronique, les nouvelles mentions obligatoires ne sont plus simplement saisies en texte libre sur la facture. Elles sont intégrées sous forme de données structurées dans un format électronique normalisé, tel que Factur-X, UBL ou CII.

Concrètement, chaque information (numéro SIREN, nature de l'opération, adresse de livraison, option de TVA sur les débits...) est enregistrée dans un champ spécifique. Cette structuration permet aux plateformes agréées, aux logiciels de facturation et aux systèmes comptables de lire, contrôler et traiter automatiquement les factures, sans ressaisie.

Bonne nouvelle : vous n'aurez généralement pas à renseigner manuellement ces nouvelles mentions sur chaque facture. Les logiciels de facturation compatibles avec la réforme seront mis à jour pour les intégrer automatiquement. Il vous suffira, lors de la mise en place, de vérifier et compléter les informations de votre entreprise (SIREN, régime de TVA, connexion à une plateforme agréée, etc.). Ensuite, le logiciel renseignera automatiquement la plupart de ces données lors de l'émission de vos factures.

Par exemple :

• le numéro SIREN du client peut être récupéré automatiquement à partir de l'annuaire de la facturation électronique ;
• la nature de l'opération est déduite du type de facture (vente de biens, prestation de services ou opération mixte) ;
• l'adresse de livraison est reprise depuis votre commande ou votre logiciel de gestion lorsqu'elle diffère de l'adresse de facturation ;
• la mention relative à la TVA sur les débits est automatiquement appliquée si votre entreprise a opté pour ce régime.

À retenir : La réforme ne vous demande pas de remplir davantage de champs à la main. L'objectif est justement d'automatiser la création des factures et de fiabiliser les informations échangées entre les entreprises et l'administration fiscale. À condition d'utiliser un logiciel ou une plateforme agréée compatible, la plupart des nouvelles mentions seront renseignées automatiquement.

Les risques en cas de mention manquante

Une facture électronique incomplète peut avoir des conséquences financières et opérationnelles pour votre entreprise.

• Une amende fiscale : l'absence ou l'inexactitude d'une mention obligatoire est passible d'une amende de 15 € par mention manquante ou erronée, dans la limite de 25 % du montant de la facture.
• Une amende administrative : pouvant atteindre 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale, voire davantage en cas de récidive.
• Un risque de rejet de la facture : à partir de la date à laquelle votre entreprise est soumise à l'obligation d'émission (1^er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, 1^er septembre 2027 pour les PME, TPE et micro-entreprises), les factures seront contrôlées avant leur transmission. En cas de mention obligatoire manquante ou erronée, la plateforme agréée pourra rejeter la facture ou la bloquer comme non conforme, jusqu'à sa correction.
• Des retards de paiement : une facture rejetée ou non conforme peut retarder son traitement par le client et, par conséquent, le paiement de la facture, le temps que les erreurs soient corrigées et qu'une nouvelle facture conforme soit émise.

À retenir : Avec TeamSystem Facture, les nouvelles mentions obligatoires sont intégrées directement dans le processus de facturation. Après un paramétrage initial de votre entreprise (SIREN, régime de TVA, plateforme agréée…), le logiciel renseigne automatiquement la plupart des informations requises et vérifie leur présence avant l'émission de la facture. Vous limitez ainsi les risques d'oubli, de rejet de la facture et de non-conformité avec la réforme.