Facturation électronique et fournisseur étranger

Vous achetez du matériel à une entreprise allemande, un abonnement logiciel à un prestataire américain ou des marchandises à un fabricant chinois ? La réforme de la facturation électronique ne contraint pas ce fournisseur étranger à vous envoyer une facture dans l’un des formats structurés imposés en France. Sa facture ne suivra donc pas automatiquement le même circuit que celle d’un fournisseur français.

Pour autant, l’opération ne doit pas être ignorée. Lorsqu’un achat auprès d’un fournisseur non établi en France donne lieu à l’autoliquidation de la TVA française, certaines données doivent en principe être transmises à l’administration dans le cadre de l’e-reporting. Une exception importante existe cependant : les importations de biens sont exclues de cet e-reporting, car leurs informations sont déjà recueillies par la douane.

Alors, comment recevoir et enregistrer ces factures ? Quels achats doivent faire l’objet d’un e-reporting ? Comment autoliquider la TVA ? Et à quelle date ces nouvelles obligations s’appliqueront-elles ? Voici les règles essentielles pour gérer sereinement la facturation électronique avec un fournisseur étranger.

La facturation électronique s’applique-t-elle aux achats à un fournisseur étranger ?

L’obligation française de facturation électronique, aussi appelée e-invoicing, concerne principalement les opérations réalisées entre deux entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Pour entrer dans ce circuit, l’opération doit également être située dans le champ de la TVA française et relever des règles françaises de facturation.

Un fournisseur qui n’est pas établi en France n’est donc pas tenu d’émettre sa facture selon le dispositif français. Peu importe qu’il soit installé dans un autre État membre de l’Union européenne ou dans un pays tiers. Sa facture ne transite pas automatiquement par votre plateforme agréée et il n’a pas à adopter Factur-X, UBL ou CII pour vous facturer.

Une entreprise étrangère peut toutefois disposer d’un établissement stable en France. Si cet établissement intervient dans la transaction, l’analyse peut être différente. Vérifiez donc les coordonnées et le numéro de TVA figurant sur la facture.

Il faut surtout distinguer deux mécanismes :

• la facturation électronique organise l’émission, la transmission et la réception des factures B2B domestiques dans un format comportant des données structurées ;
• l’e-reporting transmet à l’administration certaines données relatives aux opérations qui ne passent pas par ce circuit, notamment des transactions internationales.

En clair, même si la facture de votre fournisseur étranger ne passe pas par le circuit de facturation électronique, vous pourrez avoir certaines données à transmettre à l’administration via l’e-reporting.

Recevoir la facture d’un fournisseur étranger

La réforme ne change pas la manière dont vous recevez les factures de vos fournisseurs établis à l’étranger. Ils pourront continuer à vous les envoyer par e-mail au format PDF, à les mettre à disposition dans leur espace client, à utiliser un échange de données informatisé (EDI) ou, plus rarement, à vous adresser une facture papier.

Ils ne seront pas tenus d’utiliser les formats structurés prévus par la réforme française.

Vous devrez néanmoins conserver cette facture dans des conditions garantissant sa lisibilité, son intégrité et son authenticité. Elle reste une pièce justificative indispensable pour votre comptabilité et, le cas échéant, pour déduire la TVA.

À la différence des factures électroniques envoyées par vos fournisseurs français, la facture d’un fournisseur étranger ne sera pas automatiquement disponible sur votre plateforme. Vous devrez donc l’ajouter vous-même à votre logiciel de gestion ou l’envoyer à votre expert-comptable, comme vous le faites aujourd’hui.

Ce dépôt n’est pas une obligation créée par la réforme. Il permet toutefois de centraliser les achats et d’éviter les oublis. Certaines plateformes agréées pourront aussi extraire de la facture les données nécessaires à l’e-reporting, selon leurs services.

L’e-reporting sur vos achats à l’étranger

Pour une entreprise française, l’e-reporting concerne aussi certains achats auprès de fournisseurs étrangers, lorsque c’est à elle de déclarer la TVA. C’est notamment le cas si elle achète des marchandises dans un autre pays de l’Union européenne ou fait appel à un prestataire basé à l’étranger, dans ou hors de l’Union européenne. Voyons les deux cas :

L’acquisition intracommunautaire

Vous réalisez une acquisition intracommunautaire lorsqu’un bien acheté par votre entreprise est expédié depuis un autre État membre vers la France. Par exemple, vous commandez du matériel à un fournisseur italien, expédié depuis l’Italie.

Lorsque l’opération est taxable en France, le fournisseur facture généralement hors taxe et l’acheteur autoliquide la TVA française. Les données de cette acquisition devront être transmises en e-reporting par l’entreprise française, par l’intermédiaire d’une plateforme agréée.

En franchise en base, le traitement dépend de la nature et du montant des achats. Pour les biens, un régime dérogatoire peut s’appliquer sous le seuil annuel de 10 000 euros d’acquisitions intracommunautaires, sauf option contraire. En revanche, l’achat de services à l’étranger peut entraîner une autoliquidation dès le premier euro. Faites donc vérifier votre situation avant de paramétrer l’e-reporting.

L’importation depuis un pays hors UE

Si vous achetez des marchandises en Chine, aux États-Unis ou au Royaume-Uni, il ne s’agit plus d’un achat au sein de l’Union européenne, mais d’une importation. La TVA correspondante doit être autoliquidée : autrement dit, c’est à votre entreprise de la déclarer sur sa déclaration de TVA. Son montant est généralement prérempli à partir des informations transmises par la douane.

Dans ce cas, vous n’avez pas à envoyer les données de la facture via l’e-reporting. L’administration les reçoit déjà dans le cadre des formalités douanières. Pensez toutefois à conserver la facture du fournisseur ainsi que les documents d’importation : ils pourront vous être demandés pour justifier le montant de la TVA déclaré.

Cette exclusion vise les importations de biens. Un service acheté à un prestataire situé hors UE — par exemple un abonnement professionnel auprès d’une société américaine — ne relève pas des formalités douanières. S’il est imposable en France et autoliquidé par le client français, il entre en principe dans l’e-reporting.

Quelles données transmettre et à quel rythme ?

Pour les opérations concernées, les informations attendues comprennent notamment la date et le numéro de la facture, l’identification du fournisseur, la nature de l’opération, les montants hors taxe, les taux de TVA et le montant de la taxe. Le numéro de TVA intracommunautaire ou un autre identifiant étranger remplace, le cas échéant, le SIREN.

La fréquence dépend du régime de TVA : trois fois par mois au réel normal mensuel, chaque mois au régime simplifié et tous les deux mois en franchise en base. La plateforme agréée assure la transmission selon le calendrier applicable.

L’autoliquidation de la TVA sur les factures fournisseurs étrangères

En temps normal, votre fournisseur ajoute la TVA à sa facture, l’encaisse, puis la reverse à l’administration. Avec l’autoliquidation, le fournisseur étranger vous facture hors taxe et c’est à vous de calculer puis de déclarer la TVA française.

Si vous pouvez récupérer la totalité de cette TVA, vous inscrivez le même montant en TVA due et en TVA déductible. Les deux montants se compensent : vous n’avez donc pas de TVA supplémentaire à payer, mais vous devez tout de même déclarer l’opération.

Vous bénéficiez de la franchise en base de TVA ?

Dans ce cas, soyez particulièrement vigilant. Vous ne facturez habituellement pas de TVA à vos clients, mais cela ne signifie pas que vous n’en paierez jamais sur vos achats à l’étranger.

Si vous devez autoliquider la TVA française, vous devrez la déclarer et la payer. En revanche, comme vous ne récupérez pas la TVA sur vos achats, vous ne pourrez pas la déduire. L’autoliquidation représentera donc un coût réel pour votre entreprise.

Que faut-il vérifier sur la facture ?

Les points à contrôler dépendent de l’origine et de la nature de votre achat :

• Vous achetez des marchandises dans un autre pays de l’Union européenne ? Vérifiez que vos coordonnées et celles du fournisseur sont correctes, que les deux numéros de TVA intracommunautaire apparaissent sur la facture et qu’aucune TVA étrangère ne vous a été facturée. Une mention doit également indiquer que la livraison est exonérée de TVA dans le pays du fournisseur.
• Vous faites appel à un prestataire étranger ? La facture est généralement établie hors taxe et doit comporter une mention comme « autoliquidation » ou « reverse charge ». Contrôlez également sa date, son numéro, la description du service et son montant.
• Vous importez des marchandises depuis un pays situé hors de l’Union européenne ? Conservez la facture du fournisseur, mais aussi la déclaration en douane. Vérifiez notamment que votre entreprise apparaît bien comme importateur et que le montant servant au calcul de la TVA est correct. Cette TVA doit être autoliquidée, mais les données de l’achat n’ont pas à être envoyées via l’e-reporting puisqu’elles ont déjà été transmises par la douane.

À retenir : un achat donnant lieu à une autoliquidation n’est pas automatiquement soumis à l’e-reporting. Tout dépend de la nature de l’opération.

Le calendrier de la réforme pour vos achats à l’étranger

Le calendrier de l’e-reporting suit celui de l’obligation d’émettre des factures électroniques :

• 1er septembre 2026 : début de l’e-reporting pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
• 1er septembre 2027 : début de l’e-reporting pour les PME, TPE, micro-entreprises et indépendants concernés.

La taille du fournisseur étranger ne détermine pas votre échéance. C’est la catégorie de votre propre entreprise qui compte pour l’obligation de transmission.

Dès le 1er septembre 2026, chaque entreprise établie en France et assujettie à la TVA, y compris en franchise en base, devra par ailleurs pouvoir recevoir les factures électroniques de ses fournisseurs français. Une micro-entreprise pourra donc recevoir un PDF de son fournisseur étranger, mais les factures structurées de ses fournisseurs français via une plateforme agréée.

Gérer et automatiser vos factures fournisseurs étrangères

Si vous travaillez régulièrement avec des fournisseurs étrangers, vous avez probablement déjà vos habitudes : conversion des devises, traitement de la TVA, enregistrement comptable ou gestion des documents douaniers. La réforme de la facturation électronique ajoute toutefois une nouvelle étape. Pour certains achats, votre entreprise devra désormais transmettre des données à l’administration via l’e-reporting.

Avec un logiciel de facturation comme TeamSystem Facture, vous pouvez regrouper vos factures françaises et étrangères dans un même espace et retrouver plus facilement les informations utiles à votre comptabilité. Relié à une plateforme agréée, votre outil peut également vous aider à identifier les achats soumis à l’autoliquidation et à préparer les données attendues pour l’e-reporting.

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Pour anticiper la réforme, commencez par faire le point sur vos fournisseurs étrangers. Séparez les achats de marchandises dans l’Union européenne, les services facturés depuis l’étranger et les biens importés d’un pays hors UE. Vous pourrez ensuite valider avec votre expert-comptable le traitement de chaque catégorie et vérifier que votre solution de facturation pourra prendre en charge les nouvelles obligations.