Facturation électronique et associations : qui est concerné et que faire ?

Vous faites partie d’une association, vous la dirigez ou vous en gérez la comptabilité ? Savez-vous si la nouvelle réforme de la facturation électronique vous concerne ?

La réponse n’est pas si simple. Oui, la réforme concerne les associations, mais pas toutes de la même façon. De quoi cela dépend-il ? Principalement de leur situation au regard de la TVA.

Une association qui fonctionne uniquement grâce aux cotisations de ses membres, aux dons ou aux subventions n’aura généralement pas les mêmes obligations qu’une structure qui vend régulièrement des produits, organise des événements payants ou facture des prestations. Certaines associations exercent également plusieurs activités, dont une partie seulement est soumise à la TVA.

Alors, pour y voir plus clair, voici un guide qui vous aidera à réaliser un premier diagnostic, à comprendre les obligations applicables et à identifier les démarches à entreprendre avant l’entrée en vigueur de la réforme.

Qu’est-ce que la facturation électronique pour une association ?

Jusqu’à présent, votre association envoyait peut-être ses factures au format PDF par e-mail et recevait celles de ses fournisseurs de la même façon. Avec la réforme, ce circuit va peut-être changer pour vous.

Petit rappel : Une facture électronique n’est pas simplement une facture créée sur ordinateur, même pas un PDF. Elle est transmise par l’intermédiaire d’une plateforme agréée (PA), dans un format contenant des informations que les logiciels peuvent lire et traiter automatiquement.

Les principaux formats prévus sont UBL, CII et Factur-X. Ce dernier associe une version lisible de la facture à des données structurées.

Concrètement, pour une association, « pouvoir recevoir une facture électronique » signifie avoir choisi une plateforme agréée (nous expliquerons cela plus tard). Les fournisseurs, donc, transmettront leurs factures sur cette plateforme et l’association pourra ensuite les consulter, les télécharger et suivre leur traitement, directement depuis la plateforme ou depuis un logiciel compatible.

Attention toutefois : devoir recevoir des factures électroniques ne signifie pas automatiquement devoir en émettre. Certaines associations seront uniquement concernées par la réception, tandis que d’autres devront également adapter la manière dont elles facturent leurs clients. Tout dépend de leur situation au regard de la TVA.

Deux mécanismes doivent être distingués :

• L’e-invoicing concerne les factures échangées entre deux entités établies en France et assujetties à la TVA.
• L’e-reporting correspond à la transmission de certaines données à l’administration fiscale, notamment pour des ventes réalisées auprès de particuliers ou certains clients établis à l’étranger.

Quelles associations sont concernées ?

Le premier réflexe est de regarder sa situation par rapport à la TVA. Votre association exerce-t-elle une activité économique ? Ses ventes ou ses prestations sont-elles soumises à la TVA ? C’est à partir de là que vous pourrez déterminer vos obligations.

Les associations non assujetties à la TVA

Votre association fonctionne principalement grâce aux cotisations de ses membres, aux dons ou aux subventions ? Il est possible qu’elle ne soit pas assujettie à la TVA.

Elle peut aussi conserver ce statut lorsqu’elle réalise quelques activités lucratives en complément, à condition que sa gestion reste désintéressée, que ses activités non lucratives restent majoritaires et que les recettes de ses activités lucratives accessoires ne dépassent pas le seuil autorisé.

Info pratique : en 2026, ce seuil est fixé à 81 051 euros. Ce montant pouvant évoluer, pensez à le vérifier chaque année.

Si votre association remplit ces conditions, elle n’est pas concernée par les obligations d’émission, de réception ou d’e-reporting pour ces activités. Elle n’a donc pas besoin de choisir une plateforme agréée. Si un fournisseur doit transmettre à l’administration des données concernant une vente réalisée avec elle, c’est à lui de s’en charger.

Les cotisations, les dons et les subventions restent généralement hors du champ de la TVA lorsqu’ils ne donnent droit à aucune contrepartie directe. La situation peut toutefois être différente si, en échange, l’association fournit un bien ou un service précis à la personne qui verse la somme.

Les associations assujetties mais exonérées de TVA

Votre association exerce une activité économique, mais ne facture pas la TVA ? Cela ne signifie pas forcément qu’elle échappe à la réforme.

Certaines activités peuvent en effet être exonérées de TVA tout en restant dans son champ d’application. C’est notamment le cas, sous certaines conditions, dans les domaines de l’enseignement, de la formation, de la santé, du sport, de la culture ou de l’action sociale.

À partir du 1er septembre 2026, toutefois vous devez pouvoir recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs. Vous devez avoir choisi donc une plateforme agréée (PA).

En revanche, vous n’avez pas à émettre de factures électroniques ni à transmettre de données en e-reporting pour vos opérations exonérées et dispensées de facturation.

Attention :  si votre association exerce plusieurs activités les opérations soumises à la TVA devront être examinées séparément. 

Les associations assujetties à la TVA

Si votre association facture la TVA sur tout ou partie de ses activités, elle est directement concernée par la réforme.

Vous vendez des biens ou des prestations à une entreprise française assujettie à la TVA ? Les factures correspondantes devront passer par une plateforme agréée : c’est l’e-invoicing.

Vous réalisez des ventes auprès de particuliers ou certaines opérations avec des clients établis à l’étranger ? Dans ce cas, vous pourrez être soumis à l’e-reporting, c’est-à-dire à la transmission de certaines données de transaction à l’administration fiscale.

Petit rappel : plusieurs types de recettes peuvent coexister dans une même association. Pour connaître précisément vos obligations, passez donc en revue chaque flux : cotisations, dons, subventions, ventes de biens, prestations de services, billetterie, événements payants ou facturation à des professionnels.

Mon association est-elle concernée par la facturation électronique ?

Voici un tableau récapitulatif.

Si votre association exerce plusieurs activités qui ne sont pas toutes soumises aux mêmes règles de TVA, examinez-les séparément. En cas de doute, faites le point avec votre expert-comptable ou contactez le service des impôts dont dépend votre association.

Quel est le calendrier pour les associations ?

Les associations concernées suivent le même calendrier que les entreprises.

À compter du 1er septembre 2026, toutes les associations assujetties à la TVA devront pouvoir recevoir des factures électroniques. Elles devront donc avoir choisi une plateforme agréée pour assurer cette réception.

À cette même date, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront également émettre leurs factures électroniques et transmettre les données relevant de l’e-reporting.

Les petites et moyennes structures, y compris les microstructures, disposeront d’un délai supplémentaire : leur obligation d’émission et d’e-reporting s’appliquera au plus tard le 1er septembre 2027.

Une association doit toutefois vérifier la catégorie à laquelle elle appartient ainsi que les règles effectivement applicables à ses activités. La réception et l’émission ne commencent pas nécessairement à la même date.‍

Quelles obligations concrètes pour les associations concernées ?

La première démarche consiste à choisir une plateforme agréée, ou PA. Cette appellation remplace celle de plateforme de dématérialisation partenaire, auparavant abrégée en PDP.

La plateforme assure la circulation des factures entre les différents acteurs et la transmission des données requises à l’administration fiscale. L’association peut y accéder directement ou utiliser un logiciel de facturation compatible qui communique avec elle.

Concrètement, une association concernée pourra :

• désigner une plateforme agréée pour recevoir ses factures ;
• émettre et recevoir les factures dans les formats acceptés par la réforme ;
• transmettre les données de transaction et, le cas échéant, de paiement relevant de l’e-reporting ;
• vérifier ses informations d’identification et de facturation, notamment ses numéros SIREN et SIRET ;
• adapter ses circuits de validation, de règlement et d’archivage ;
• s’assurer que son logiciel actuel peut communiquer avec une plateforme agréée.

À savoir : Une règle particulière s’applique lorsque l’association facture une administration, une collectivité territoriale ou un établissement public, notamment dans le cadre d’un marché public. Ces factures doivent être transmises par Chorus Pro, qui reste la plateforme de référence du secteur public. Ce circuit ne doit pas être confondu avec l’ensemble du dispositif applicable aux échanges entre entreprises privées.

Quelles sanctions en cas de non-conformité ?

Rassurez-vous : aucune amende ne sera appliquée automatiquement le 1er septembre 2026.

Mais il faut savoir qu’à partir de cette date, votre association devra avoir choisi une plateforme agréée si elle est concernée par l’obligation de réception. L’administration pourra vérifier cette information dans l’annuaire de la facturation électronique. La sanction n’est donc pas déclenchée par l’arrivée ou l’absence d’une facture.

Si aucune plateforme n’a été désignée, l’administration pourra envoyer une mise en demeure officielle. Attention, le courriel d’information que vous avez peut-être déjà reçu de la DGFiP n’est pas une mise en demeure.

À compter de cette notification, votre association disposera de trois mois pour régulariser sa situation. Si elle ne le fait pas, une amende de 500 euros pourra être appliquée. Un nouveau délai de trois mois sera alors accordé. Passé ce délai, l’amende sera portée à 1 000 euros, puis pourra être renouvelée tous les trois mois.

Au démarrage, l’administration a néanmoins annoncé une certaine tolérance pour les structures de bonne foi qui peuvent prouver qu’elles ont engagé les démarches nécessaires. Conservez donc vos échanges avec votre plateforme, votre logiciel ou votre expert-comptable.

Comment préparer son association à la facturation électronique ?

La mise en conformité peut être organisée progressivement. L’essentiel est de commencer par comprendre les flux réels de l’association plutôt que de raisonner uniquement à partir de son statut.

Voici les principales étapes à prévoir :

1. Identifier les activités soumises à la TVA. Il faut distinguer les activités non lucratives, exonérées et taxables, sans oublier les éventuels secteurs d’activité séparés.
2. Cartographier les flux de facturation. L’association doit recenser ses factures émises et reçues, ses fournisseurs, ses clients professionnels, ses ventes aux particuliers et ses relations avec les organismes publics.
3. Examiner les outils existants. Un tableur ou un logiciel permettant uniquement de produire des PDF ne suffira pas nécessairement. Il faut vérifier la gestion des formats structurés et la connexion à une plateforme agréée.
4. Choisir une plateforme adaptée. Le nombre de factures, le niveau d’automatisation souhaité, les possibilités d’intégration et la simplicité d’utilisation doivent guider la décision.
5. Mettre à jour les données. Les coordonnées, numéros SIREN et SIRET, adresses de facturation et informations relatives aux clients et fournisseurs doivent être fiables.
6. Former les personnes concernées. Le trésorier, les membres du bureau, le personnel administratif ou les bénévoles chargés de la facturation doivent comprendre le nouveau circuit et savoir suivre le statut des factures.
7. Tester les processus avant l’échéance. Anticiper permet de corriger les erreurs sans urgence et de sécuriser la continuité des paiements.

Cette transition peut aussi devenir l’occasion de simplifier la gestion quotidienne. Choisir un logiciel de facturation conforme comme Team System Facture permet de centraliser les factures émises et reçues, d’automatiser certaines tâches, de suivre les paiements et de préparer plus sereinement l’association aux nouvelles obligations.

{{video-banner}}