Comment passer à la facturation électronique en 5 étapes

À partir du 1^er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France devront être en mesure de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée. L'émission des factures électroniques sera, quant à elle, déployée progressivement selon la taille des entreprises : dès le 1^er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, puis à partir du 1^er septembre 2027 pour les PME, TPE et micro-entreprises.

Dans ce guide, nous vous accompagnons pas à pas pour réussir votre transition vers la facturation électronique en 5 étapes :

1. Comprendre la réforme et vérifier ce qui vous concerne
2. Faire l'état des lieux de vos processus de facturation actuels
3. Choisir votre plateforme agréée
4. Mettre à jour vos factures et les données de vos clients
5. Former vos équipes et tester avant l'échéance

En suivant ces cinq étapes, vous serez prêt à respecter les échéances de la réforme et à savoir comment passer à la facturation électronique.

Étape 1. Comprendre la réforme et vérifier ce qui vous concerne

La réforme change la manière d'échanger les factures entre entreprises. Un PDF envoyé par e-mail ne sera plus considéré comme une facture électronique conforme : les factures devront transiter par une plateforme agréée (PA).

Quel est le statut juridique de votre entreprise et à quelle catégorie appartient-elle ?

C'est ce qui permet de déterminer les obligations qui vous concernent et les échéances à respecter dans le cadre de la réforme de la facturation électronique.

La réforme concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité. En revanche, le calendrier diffère selon qu'il s'agit de recevoir ou d'émettre des factures électroniques.

Quelles sont vos obligations selon votre catégorie ?

• À compter du 1^er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques via une PA. Cette première échéance concerne aussi bien les grandes entreprises que les ETI, PME, TPE, micro-entreprises ou entrepreneurs individuels assujettis à la TVA.
• L'obligation d'émettre des factures électroniques est, quant à elle, progressive :

Facturation électronique ou e-reporting : quelles obligations vous concernent ?

La réforme repose sur deux obligations distinctes : la facturation électronique (e-invoicing) et l'e-reporting. Selon votre activité et le type de clients que vous facturez, vous pouvez être concerné par l'une ou par les deux.

L'e-invoicing (la facturation électronique) concerne les factures échangées entre entreprises assujetties à la TVA établies en France (B2B domestique). Elles devront être transmises via une PA dans un format électronique conforme.

• Vous êtes concerné si vous facturez des entreprises françaises assujetties à la TVA.

L'e-reporting consiste à transmettre à l'administration fiscale les données relatives à certaines opérations qui ne relèvent pas de la facturation électronique, notamment :

• les ventes à des particuliers (B2C) ;
• certaines opérations avec des entreprises étrangères ;
• les données d'encaissement pour les prestations de services lorsque cela est requis.

• Vous êtes concerné si vous réalisez des ventes à des particuliers, à l'international ou certaines prestations de services.

En pratique : À ce stade, identifiez et distinguez les opérations qui relèvent de la facturation électronique (e-invoicing) de celles soumises au e-reporting (ventes aux particuliers, opérations à l'international, etc.). Vous connaîtrez ainsi les obligations applicables à votre entreprise.

Bon à savoir : La plupart des entreprises seront concernées par les deux obligations. Par exemple, une PME qui facture des entreprises françaises (B2B) mais vend également à des particuliers (B2C) devra émettre des factures électroniques pour ses clients professionnels et effectuer le e-reporting pour ses ventes aux particuliers.

Étape 2. Faire l’état des lieux de vos processus de facturation actuels

Avant de choisir une PA ou de modifier vos outils, prenez le temps de réaliser un diagnostic de votre organisation actuelle. Cette étape permet d'identifier les adaptations nécessaires et d'éviter les difficultés lors du déploiement de la réforme.

L'objectif est de cartographier l'ensemble de vos flux de facturation, aussi bien en réception qu'en émission.

1. Identifiez vos flux de facturation

Commencez par répondre à quelques questions simples :

• Comment recevez-vous aujourd'hui les factures de vos fournisseurs (e-mail, courrier, portail fournisseur...) ? 
• Comment émettez-vous vos factures clients ?
• Quels sont vos volumes de factures émises et reçues chaque mois ?
• Avez-vous des clients particuliers (B2C), des entreprises françaises (B2B) ou des clients à l'international ?

Ces informations vous permettront de savoir si vous êtes concerné uniquement par la facturation électronique ou également par l'e-reporting.

Bon à savoir : n'oubliez pas les frais professionnels

Lors de votre diagnostic, ne vous limitez pas aux factures fournisseurs et clients. Pensez également aux frais professionnels (repas, carburant, péages, parking, notes de frais, etc.), qui représentent des cas d'usage spécifiques. Profitez-en pour adapter vos pratiques : privilégiez, lorsque c'est possible, des solutions au nom de l'entreprise (badge de télépéage, carte carburant...) et demandez systématiquement une facture au nom de votre société pour vos dépenses professionnelles. Vous faciliterez ainsi leur traitement dans le cadre de la réforme et sécuriserez, lorsque cela est applicable, la déduction de la TVA.

2. Recensez les personnes concernées

La réforme ne concerne pas uniquement le service comptable. Selon la taille de votre entreprise, plusieurs équipes peuvent être impliquées :

• la direction ;
• les équipes comptables et financières ;
• les services commerciaux ;
• l'administration des ventes ;
• les achats ;
• votre expert-comptable.

Identifier les personnes concernées dès le départ facilitera la mise en œuvre du projet.

3. Faites l'inventaire de vos outils

Recensez ensuite les logiciels utilisés pour créer, envoyer, recevoir ou intégrer vos factures :

• logiciel de facturation  ;
• logiciel comptable ;
• ERP ;
• CRM ;
• logiciel de gestion commerciale ;
• outils utilisés par votre expert-comptable.

Vérifiez si votre logiciel est compatible avec la réforme. Il pourra soit devenir une solution compatible (SC), soit être connecté à une plateforme agréée (PA).

Étape 3. Choisir votre plateforme agréée

Pour recevoir et émettre des factures électroniques, chaque entreprise devra passer OBLIGATOIREMENT par une plateforme agréée (PA) ou utiliser un logiciel de facturation connecté à une PA. Ce choix est essentiel, car cette plateforme deviendra le point de passage de vos factures électroniques.

Plateforme agréée ou logiciel connecté : quelle différence ?

Deux possibilités s'offrent à vous :

• Utiliser directement une plateforme agréée (PA) pour recevoir, émettre et transmettre vos factures électroniques.
• Conserver votre logiciel de facturation actuel, s'il est compatible avec la réforme et connecté à une plateforme agréée. Dans ce cas, les échanges de factures s'effectuent automatiquement, sans changer vos habitudes de travail.

Si vous utilisez déjà un logiciel de facturation, commencez par vérifier auprès de votre éditeur s'il prévoit une connexion avec une PA.

Comment choisir la bonne plateforme ?

Toutes les plateformes agréées permettent de respecter les obligations de la réforme. En revanche, elles ne proposent pas les mêmes services. Avant de faire votre choix, posez-vous les bonnes questions :

• Quel est mon volume de factures émises et reçues chaque mois ?
• Ai-je besoin de connecter mon logiciel de facturation, mon ERP ou mon expert-comptable ?
• Quelles fonctionnalités sont importantes pour mon activité (automatisation, validation, archivage, tableaux de bord...) ?
• Ai-je besoin d’un niveau d’accompagnement simple ou élevé (support, formation, aide au paramétrage et disponibilité en cas de difficulté…) ?
• Combien d'utilisateurs auront accès à la plateforme ?
• La plateforme est-elle simple d’utilisation ? (Ou ai-je besoin de former mes équipes) ?
• Quel est mon budget : offre gratuite, abonnement ou devis personnalisé ?

Bon à savoir : Ne choisissez pas une plateforme uniquement en fonction de son prix. Une solution bien intégrée à vos outils peut vous faire gagner un temps précieux au quotidien et limiter les erreurs de traitement. Pour comparer les offres, consultez notre guide Plateforme agréée gratuite ou payante : laquelle choisir ?

Étape 4. Mettre à jour vos factures et les données de vos clients

Avant de passer à la facturation électronique, prenez le temps de vérifier vos modèles de factures. La réforme prévoit en effet l’ajout de quatre nouvelles mentions obligatoires.

4 nouvelles mentions obligatoires devront figurer sur les factures :

• Le numéro SIREN du client,
• l'adresse de livraison des biens, lorsqu'elle est différente de l'adresse de facturation du client,
• l'information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d'opérations,
• l’option de paiement de la TVA sur les débits, le cas échéant, avec l’ajout de la mention : « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits ».

En pratique : vous pouvez dès maintenant adapter les paramètres de votre logiciel de facturation afin d'éviter d'avoir à renseigner manuellement ces mentions sur chaque nouvelle facture.

Vérifier les données de vos clients : SIREN et SIRET

Profitez également de cette étape pour mettre à jour votre fichier clients. Nom ou raison sociale, adresse, numéro SIREN ou SIRET : les informations renseignées doivent être exactes et à jour.

En pratique : avec la facturation électronique, le SIREN ou le SIRET de votre client devient particulièrement important. L’annuaire de la facturation électronique s’appuie notamment sur ces données pour identifier l’entreprise destinataire et acheminer la facture vers la bonne plateforme.

Une simple erreur dans l’un de ces numéros peut donc compliquer, voire empêcher, l’envoi de la facture.

Avant l’entrée en vigueur de votre obligation, pensez à :

• mettre à jour vos modèles de factures avec les nouvelles mentions obligatoires ;
• vérifier le SIREN ou le SIRET de vos clients professionnels ;
• corriger les coordonnées anciennes, erronées ou incomplètes ;
• demander les informations manquantes à vos clients habituels.

Si vous avez peu de clients, cette vérification peut être réalisée rapidement. Dans tous les cas, mieux vaut anticiper cette mise à jour plutôt que de découvrir une erreur au moment d’envoyer votre première facture électronique.

Étape 5. Former vos équipes et tester avant l’échéance

La facturation électronique va modifier certaines habitudes de travail et procédures internes : émission et réception des factures, contrôle des données, suivi des statuts ou encore gestion des éventuelles erreurs.

Quelles sont les personnes concernées par le changement ?

La facturation électronique concerne plusieurs fonctions au sein de l’entreprise, notamment les équipes administratives, comptables et commerciales.

Il est donc important de sensibiliser et d’accompagner les collaborateurs concernés suffisamment tôt. Les personnes amenées à utiliser les nouveaux outils doivent comprendre leur fonctionnement, mais aussi connaître les nouvelles étapes du processus de facturation.

En pratique : clarifiez les rôles et les responsabilités de chacun afin de déterminer qui sera chargé d’émettre, de recevoir, de contrôler ou de suivre les factures électroniques.

Vos collaborateurs comprennent-ils les enjeux de la réforme ?

La réussite de la transition repose aussi sur la bonne compréhension des changements à venir par vos collaborateurs.

Lorsque cela est possible, prévoyez une formation adaptée aux personnes concernées. Expliquez les principales évolutions liées à la réforme, présentez les nouveaux outils et détaillez les procédures qui devront être suivies au quotidien.

L’objectif est de faciliter la prise en main des nouveaux processus et de limiter les difficultés lors de leur mise en place.

En pratique : vous pouvez organiser une session de formation ou mettre à disposition des supports simples, comme des fiches pratiques ou des infographies présentant les nouveaux processus.

Organiser une phase de test

N’attendez pas l’échéance pour découvrir votre nouvel environnement de facturation. Dès que votre solution le permet, prévoyez une phase pilote avec quelques clients et fournisseurs.

Ces premiers tests vous permettront notamment de :

• vous familiariser avec les nouveaux outils et processus ;
• vérifier que les données de vos clients et fournisseurs sont correctement renseignées ;
• identifier les éventuelles erreurs ou difficultés d’acheminement des factures ;
• ajuster vos procédures internes ;
• repérer les éventuels besoins de formation ou d’accompagnement de vos collaborateurs.

En pratique : l’objectif est de tester votre organisation dans des conditions réelles avant le 1^er septembre 2026, afin de disposer du temps nécessaire pour identifier et corriger les éventuels problèmes avant l’entrée en vigueur de l’obligation.

Les erreurs à ne pas commettre

Le passage à la facturation électronique demande un minimum d’anticipation. Certaines erreurs peuvent compliquer la transition et avoir des conséquences très concrètes sur votre activité.

Parmi les principales erreurs à éviter :

• Attendre le dernier moment pour choisir votre solution ou adapter vos processus internes. Pour votre entreprise, cela peut entraîner des blocages dans l’émission ou la réception des factures et, par conséquent, des retards de paiement susceptibles d’affecter directement la trésorerie ;
• Choisir votre plateforme agréée sans analyser vos besoins, ou uniquement en fonction du prix. Dans l’urgence, vous risquez d’opter pour une solution mal adaptée à votre activité, difficile à utiliser ou plus coûteuse que prévu. Vous pourriez ensuite devoir changer de plateforme, avec une nouvelle phase de paramétrage et d’apprentissage ;
• Négliger la qualité des données de vos clients et fournisseurs, notamment les informations nécessaires à l’acheminement des factures. Une donnée erronée ou incomplète peut provoquer un rejet ou un mauvais acheminement de la facture. Vous risquez également d’omettre certaines des nouvelles mentions obligatoires ;
• Souos-estimer la protection des données traitées et échangées dans le cadre de la facturation électronique. Le choix d’une plateforme non conforme ou insuffisamment sécurisée peut exposer les données de vos clients et compromettre votre conformité. Il est donc important de vérifier que la plateforme retenue répond bien aux exigences applicables ;
• Ne pas tester votre organisation en amont, au risque de découvrir trop tard des erreurs de paramétrage, des problèmes d’intégration ou des incompatibilités avec vos outils actuels. Pour un auto-entrepreneur, cela peut rapidement devenir chronophage et perturber la gestion quotidienne de l’activité ;
• Ne pas former les personnes qui interviennent dans votre facturation, lorsque vous travaillez avec des collaborateurs ou des prestataires. Une mauvaise prise en main des nouveaux outils peut entraîner des erreurs de saisie, des rejets de factures ou des retards dans leur traitement.

Anticiper pour aborder la réforme sereinement

La facturation électronique représente un changement important, mais elle peut être préparée progressivement. Plus vous commencez tôt, plus vous aurez le temps de choisir une solution adaptée, de mettre à jour vos données, de tester vos procédures et de former les personnes concernées.

L’objectif n’est donc pas d’attendre l’échéance pour tout modifier, mais de préparer la transition étape par étape.

Si nécessaire, n’hésitez pas à vous appuyer sur un logiciel de facturation adapté tel que TeamSystem Facture et à échanger avec votre expert-comptable pour vérifier que votre organisation est prête et que les choix effectués correspondent bien aux besoins de votre entreprise.  

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