Facture de situation : définition, calcul et mentions obligatoires

La facture de situation permet de facturer une prestation progressivement, en fonction de son avancement. Elle est particulièrement courante dans le BTP et l’artisanat, mais peut aussi s’utiliser pour des prestations qui s’étalent sur plusieurs mois.

Comment fonctionne-t-elle ? Comment calculer son montant et quelles mentions doit-elle comporter ? On fait le point sur la définition, le calcul et les mentions obligatoires d’une facture de situation.

Qu'est-ce qu'une facture de situation ?

Si un chantier ou un projet va durer plusieurs mois, plutôt que d'attendre la fin pour facturer l'intégralité de la prestation, une facture de situation permet de facturer progressivement les travaux ou les prestations.

Terminologie et secteurs concernés :‍

• Synonymes courants : elle s’appelle également « facture d’avancement » ou « situation de travaux ».
• Utilisateurs principaux : elle s’utilise massivement dans le bâtiment et les travaux publics (BTP), le secteur artisanal, ainsi que pour les prestations de services complexes s’étalant sur plusieurs mois (développement informatique, conseil stratégique, architecture).

Facture de situation, facture d'avancement ou situation de travaux ?

C’est le même principe : facturer une partie d'un projet en fonction de son avancement (pas avant).

• BTP et les travaux publics, pour facturer progressivement les travaux réalisés sur un chantier.
• Artisanat, notamment lorsque les travaux s'étalent sur plusieurs semaines ou plusieurs mois.
• Prestations de longue durée, comme le développement informatique, le conseil ou l'architecture.

Pourquoi utiliser une facture de situation ?

Le principal avantage est simple : on n'attend pas la fin du projet pour être payé.

Pour le professionnel, cela permet de maintenir une trésorerie plus régulière et de financer progressivement les matériaux, la main-d'œuvre ou les autres coûts liés au projet.

Pour le client, le paiement est réparti au fil de l'avancement plutôt que concentré sur une seule facture finale.

Comment calculer une facture de situation ?

Une facture de situation permet de facturer une prestation en plusieurs fois, en fonction de son avancement. À chaque nouvelle situation, on facture la part de la prestation déjà réalisée qui n’a pas encore été facturée. 

La formule à retenir pour une facture de situation

Pour calculer une situation il faut utiliser cette formule :

Montant HT de la situation = (Montant total du devis HT × % d’avancement) − cumul HT des situations précédentes

La logique est donc en deux temps :

1. On calcule la valeur de ce qui a été réalisé.
2. On déduit ce qui a déjà été facturé.

Pour mieux comprendre

• Montant total du devis HT : le montant prévu pour l’ensemble de la prestation.
• % d’avancement : la part de la prestation déjà réalisée au moment de la situation.
• Cumul HT des situations précédentes : les montants déjà facturés pour cette même prestation.

Deux façons de calculer une facture de situation

Le calcul peut se faire de deux manières, selon la nature du projet.

1. Avec un pourcentage d’avancement global

On peut utiliser cette méthode lorsque la prestation forme un ensemble relativement homogène.

Exemple : 

Pour un projet de 20 000 € HT réalisé à 40 % :

Montant HT de la situation : 20 000 € × 40 % = 8 000 € HT

Cette approche fonctionne très bien pour un projet simple ou une toute première facture de situation. En revanche, dès que le chantier se découpe en plusieurs étapes ou s'étale dans le temps, elle manque de précision pour refléter la réalité des travaux accomplis. 

2. Par lots ou postes de travaux

Quand les différentes parties d’un projet n’avancent pas au même rythme, un pourcentage global peut donner une vision trop approximative de ce qui a réellement été réalisé. 

On peut alors découper le devis en plusieurs postes et évaluer l’avancement de chacun.

Prenons l’exemple d’un cuisiniste qui réalise une cuisine pour un montant total de 12 000 € HT :

Le montant des prestations réalisées à cette date est donc de 6 200 € HT.

Quelles sont les mentions obligatoires d'une facture de situation ?

En plus des mentions légales classiques (celles que l'on retrouve sur n'importe quelle facture, comme vos coordonnées, la TVA ou votre numéro SIRET), il faut ajouter ces 4 détails clés :

• La mention explicite « Facture de situation »

Nommer le document sans détour dès l'en-tête (ex. : Facture de situation n° 2). 

• La référence au devis initial

Le numéro ainsi que la date du devis d'origine (ou du marché de travaux) doivent être obligatoirement rappelés pour lier juridiquement la facture au contrat global.

• Le degré d'avancement

L'état d'avancement des prestations ou des travaux doit apparaître de manière détaillée (pourcentage d'avancement global ou ventilation détaillée par lots/postes).

• L'historique des montants déjà facturés

Comment gérer la TVA sur une facture de situation ?

La TVA sur une facture de situation devient exigible à chaque facture émise, selon le régime fiscal de votre entreprise. Mais attention, il existe une exception majeure.

1. La règle générale : une étape, une facturation

Chaque facture de situation constitue un document comptable à part entière. On y applique donc la TVA au rythme de l’avancement, selon la nature de l’activité :

• Prestations de services et BTP (TVA sur les encaissements) : la TVA devient exigible au moment où le client règle la facture.
• Ventes de biens (TVA sur les débits) : la taxe s’applique dès l'émission du document.
• Choix du taux : chaque situation applique le taux propre aux travaux réalisés (taux normal à 20 %, ou réduits à 10 % ou 5,5 % pour la rénovation).

2. Exception: la sous-traitance dans le BTP 

Si l'on intervient en tant que sous-traitant pour le compte d’un entrepreneur principal, une règle s'impose : on ne facture aucune TVA.

Pourquoi ? Car le donneur d’ordre se charge de déclarer et de régler lui-même la taxe auprès de l'administration.

Sur la facture les montants apparaissent exclusivement Hors Taxes (HT).

Qu'est-ce que la retenue de garantie ?

Dans le secteur du bâtiment et des marchés publics, la retenue de garantie est un mécanisme légal (encadré par la loi n° 71-584 du 16 juillet 1971) qui permet au client de réserver une partie du paiement pour s'assurer de la parfaite finition des travaux. 

Cette réserve financière va jusqu’au 5 % du montant HT de chaque facture de situation. Ce n'est ni un rabais ni une remise, mais une somme bloquée temporairement. 

1. Comment elle impacte le net à payer ?

La retenue de garantie est calculée uniquement sur le montant Hors Taxes (HT) de la situation, puis vient se déduire du montant total TTC.

2. Quand et comment les fonds sont-ils libérés ?

Le montant total retenu tout au long du chantier n'est pas perdu. La libération des fonds s'effectue selon un calendrier réglementé :

• Point de départ : la signature du procès-verbal de réception des travaux (avec ou sans réserves).
  
• Délai légal de déblocage : le client dispose d'un délai maximal de 1 an après la réception pour restituer la somme retenue.
  
• Condition d'obtention : toutes les réserves émises lors de la réception doivent être levées (réparations effectuées, défauts corrigés). 

Alternative : La caution bancaire de remplacement

Pour éviter d'immobiliser 5 % de son chiffre d'affaires pendant un an, l'entreprise peut fournir une caution personnelle et solidaire délivrée par une banque.

Dans ce cas, la banque garantit le versement des 5 % en cas de défaillance, et le client verse l’intégralité du montant de la situation sans effectuer de prélèvement.

Facture de situation ou facture d'acompte, quelle différence ?

Bien que ces deux documents permettent d'échelonner les paiements, ils répondent à des objectifs comptables et un calendrier d'émission bien distincts. Contrairement à la situation, qui suit l'avancement réel des travaux, la facture d'acompte est versée avant le démarrage de la prestation.

Voici toutes les différences entre l'une et l'autre :

Comment clôturer le chantier avec une facture de clôture ?

Le dernier coup de pinceau est donné, le matériel est rangé et le client est ravi. Il ne reste plus qu’une étape pour tourner définitivement la page du chantier : émettre la facture de clôture.

Aussi appelée facture de solde, elle vient poser le point final à toute l'aventure financière du projet.

Faire un bilan clair et sans surprise

Son rôle principal est de remettre les compteurs à zéro et récapituler tout ce qui s'est passé depuis le premier jour.

En pratique, le calcul se fait très naturellement :

1. On prend le montant total du devis initial (en intégrant les éventuels avenants signés en cours de route).
2. On déduit le premier acompte versé au démarrage.
3. On soustrait l'ensemble des factures de situation réglées au fil de l'avancement.

Le chiffre qui apparaît tout en bas correspond au montant exact du dernier versement. 

Ce qui change pour la TVA et la retenue de garantie

Sur le plan comptable, cette dernière facture permet d'ajuster deux éléments essentiels.

• D'abord, la TVA ne s'applique plus que sur la partie restante à payer.
• Ensuite, si le client a conservé 5 % de retenue de garantie sur chaque situation, la facture de clôture permet d'afficher le montant total mis de côté. 

Un mot sur les marchés publics et le DGD

Si on travaille avec des acteurs publics, la démarche prend une forme un peu plus réglementée.

On ne parle pas d'une simple facture de solde, mais du Décompte Général et Définitif (le DGD). 

Il est indispensable, alors, d'abord un projet de décompte final : dès que le maître d'œuvre et le maître d'ouvrage le valident, il devient le document officiel qui scelle définitivement les comptes du marché.

Autres articles connexes

• Facture de solde.
• Facture récurrente.