Schéma de la facturation électronique : qui fait quoi et comment ?

Alors que la réforme de la facturation électronique entre en vigueur dans quelques mois, de nombreuses entreprises se demandent comment leurs factures seront désormais transmises.

Avec la réforme, toutes les factures électroniques devront obligatoirement transiter par une Plateforme Agréée (PA). Mais concrètement, comment circule une facture électronique ? Quels sont les acteurs qui interviennent à chaque étape ?

Dans cet article, découvrez le fonctionnement de la facturation électronique grâce à un schéma simple et les différentes étapes du parcours d'une facture, de son émission jusqu'à sa réception.

Comment fonctionne le schéma de la facturation électronique ?

Bien que le ministre David Amiel ait annoncé une approche de tolérance pour les entreprises qui doivent encore s'adapter à la réforme, le fonctionnement de la facturation électronique évolue en profondeur. Désormais, un simple PDF envoyé par e-mail ne permet plus de répondre aux obligations de l'e-invoicing.

Pourquoi envoyer des factures sous forme de PDF ne suffit plus ? Parce qu'une facture au format PDF n'est pas une facture électronique au sens de la réforme. Elle ne répond pas aux exigences de dématérialisation et ne permet pas le traitement automatisé des données. Pour être traitée, une facture doit être émise dans un format électronique structuré (Factur-X, UBL ou CII), capable d'être lu par les systèmes informatiques.

C'est la Plateforme Agréée (PA) qui assure cette transmission dans un format conforme et permet l'échange sécurisé des factures entre les entreprises. C'est pourquoi, toutes les factures électroniques doivent obligatoirement transiter par unePlateforme Agréée (PA).

Ainsi, le fonctionnement de la facturation repose désormais sur deux voies distinctes :

• La facture électronique est transmise du fournisseur au client via une Plateforme Agréée.
• ‍Les données fiscales sont transmises par la Plateforme Agréée à l'administration fiscale (DGFiP), qu'il s'agisse des données de facturation ou, lorsque cela est nécessaire, des données de e-reporting.

La Plateforme Agréée assure ainsi la conformité des échanges, la transmission des factures électroniques entre les entreprises et l'envoi des informations requises à l'administration fiscale.

Le schéma en Y, un modèle qui a évolué

Pourquoi parle-t-on du schéma en Y ? Lors de la présentation de la réforme, le fonctionnement de la facturation électronique reposait sur un schéma offrant deux possibilités aux entreprises pour émettre et recevoir leurs factures électroniques : passer par le Portail Public de Facturation (PPF), (qui s'appuyait sur l'infrastructure de Chorus Pro) ou par une Plateforme Agréée (PA).

En octobre 2024, l'État a fait évoluer ce dispositif afin de simplifier la réforme. Le PPF n'assure plus l'émission ni la réception des factures électroniques entre les entreprises. Le terme « schéma en Y » continue toutefois d'être utilisé par habitude, même si son fonctionnement a évolué.

Aujourd'hui, toutes les factures électroniques transitent obligatoirement par une Plateforme Agréée (PA). Le PPF conserve uniquement un rôle d'infrastructure publique : il sert d'annuaire central pour identifier la plateforme de chaque entreprise et de point de concentration des données transmises à l'administration fiscale.

En pratique, cela signifie que les entreprises n'ont désormais plus qu'un seul interlocuteur pour gérer leurs factures électroniques : leur Plateforme Agréée.

Les acteurs du schéma et le rôle de chacun

Le parcours d'une facture électronique fait intervenir plusieurs acteurs, chacun avec une mission bien précise. Voici qui fait quoi à chaque étape de la chaîne.

L'entreprise émettrice

Il s'agit de l'entreprise qui crée la facture électronique depuis sa Solution Compatible (SC) ou directement depuis une Plateforme Agréée (PA). Une fois la facture validée, elle est transmise via la PA.

La Solution Compatible (SC)

La Solution Compatible (SC) est un logiciel de facturation, de comptabilité ou de caisse conforme à la réforme. Elle permet de créer et gérer les factures, mais doit obligatoirement être connectée à une Plateforme Agréée pour transmettre et recevoir les factures électroniques.

La Plateforme Agréée (PA)

La Plateforme Agréée (PA) est l'intermédiaire obligatoire de la réforme. Elle contrôle la conformité des factures, les transmet à la plateforme du destinataire et envoie les données requises à l'administration fiscale.

Le Portail Public de Facturation (PPF)

Le PPF conserve un rôle d'annuaire central des entreprises et de point de concentration des données transmises à l'administration fiscale.

Chorus Pro

Chorus Pro est l'infrastructure technique sur laquelle s'appuie le PPF. Il continue d'être utilisé par l'État pour assurer certaines fonctions publiques, notamment le fonctionnement de l'annuaire et la circulation des données.

La DGFiP

La Direction générale des Finances publiques (DGFiP) reçoit les données transmises par les Plateformes Agréées. Ces informations lui permettent notamment de contrôler les obligations fiscales et de préparer, à terme, le préremplissage des déclarations de TVA.

L'entreprise destinataire

Le client reçoit la facture électronique directement dans sa Plateforme Agréée ou dans sa Solution Compatible connectée à une PA. Il peut ensuite la consulter, la valider et procéder à son règlement.

Le parcours d’une facture électronique étape par étape

Vous vous demandez comment circule une facture électronique ? En voici les principales étapes :

• Création de la facture : L'entreprise crée sa facture depuis sa Solution Compatible (SC) ou directement sur sa Plateforme Agréée (PA). La facture est alors générée dans un format électronique conforme à la réforme (Factur-X, UBL ou CII).
• Contrôle de conformité : La Plateforme Agréée vérifie que la facture contient les informations obligatoires et respecte le format attendu. Si elle est conforme, elle peut être transmise en toute sécurité.
• Identification grâce à l'annuaire : Avant d'envoyer la facture, la PA interroge l'annuaire central du PPF afin d'identifier la Plateforme Agréée utilisée par l'entreprise destinataire. Cette étape garantit que la facture est envoyée au bon destinataire.
• Transmission et réception : La facture est ensuite transmise à la Plateforme Agréée du client, qui la met à disposition de l'entreprise destinataire. Celle-ci est informée de sa réception et peut consulter, accepter ou refuser la facture.
• Transmission des données à l'administration : En parallèle, la Plateforme Agréée transmet automatiquement à la DGFiP les données prévues par la réglementation : données de facturation et, lorsque l'opération le nécessite, données d'e-reporting.

Les statuts du cycle de vie de la facture

Tout au long de son parcours, une facture électronique évolue selon différents statuts. La réforme prévoit quatre statuts obligatoires :

• Dépôt : la facture a été déposée sur la Plateforme Agréée de l'émetteur. La date et l'heure de dépôt sont automatiquement enregistrées.
• Rejet : la facture n'a pas été acceptée par la plateforme, par exemple en raison d'un format non conforme ou d'une anomalie dans les données.
• Refus : le destinataire refuse la facture, notamment en cas d'erreur sur son contenu ou si elle ne lui est pas destinée.
• Encaissée : ce statut indique que le paiement a été reçu. Il comprend notamment la date et le montant encaissé lorsque cette information est requise.

En complément de ces statuts obligatoires, certaines Plateformes Agréées (PA) proposent des statuts supplémentaires, comme envoyée, reçue ou acceptée, afin d'offrir un suivi encore plus précis du cycle de vie des factures.

E-invoicing et e-reporting : deux flux à ne pas confondre

La réforme de la facturation électronique repose sur deux flux complémentaires. Ensemble, ils permettent de couvrir l'ensemble des opérations réalisées par les entreprises.

• L'e-invoicing concerne les échanges de factures électroniques entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France (B2B domestique). 
• L'e-reporting concerne les opérations qui ne relèvent pas de l'e-invoicing, notamment les ventes à des particuliers (B2C) et certaines opérations internationales. Dans ce cas, ce sont les données de transaction et, le cas échéant, de paiement qui sont transmises à l'administration fiscale.

Tableau comparatif des différences entre E-invoicing et E-reporting

Et pour un auto-entrepreneur ?

Si vous êtes auto-entrepreneur, vous pouvez être concerné par l'un ou les deux flux, selon votre activité. Par exemple, si vous facturez des entreprises françaises, vous relèverez de l'e-invoicing. Si vous vendez à des particuliers ou à des clients situés à l'étranger, vous devrez également effectuer du e-reporting.

Dans tous les cas, c'est la Plateforme Agréée (PA) qui assure la conformité des échanges et la transmission des données à l'administration fiscale. Si vous utilisez une Solution Compatible (SC), celle-ci devra obligatoirement être connectée à une PA pour répondre aux exigences de la réforme. Avec TeamSystem Facture, vous bénéficiez d'une Plateforme Agréée conforme à la réglementation et conçue pour simplifier la gestion de vos factures électroniques.